| 武漢注冊(cè)公司前臺(tái)商務(wù)秘書(shū)工作標(biāo)準(zhǔn) |
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和易商秘 2018-12-15 16:45:02 和易商秘 |
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1.電話接聽(tīng)
1.1電話機(jī)旁備紙、筆，主動(dòng)提供留言服務(wù)，隨時(shí)準(zhǔn)備記錄客人提出的要求和幫助解決的事項(xiàng)。尤其對(duì)客人的姓名、電話、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)部門(mén)和責(zé)任人。
1.2電話振鈴三聲之內(nèi)必須及時(shí)接聽(tīng)。
2.來(lái)訪人員接待
2.1禮貌待客，起身微笑服務(wù)。“您好，我們是明橋商務(wù)秘書(shū)，請(qǐng)問(wèn)您找那位？您有預(yù)約嗎？”
2.2如有預(yù)約應(yīng)及時(shí)電話確認(rèn)并做好來(lái)訪人員的登記。在不離開(kāi)工作崗位的基礎(chǔ)上有效地把客人指引到相關(guān)部門(mén)。
2.3如來(lái)訪人員沒(méi)有預(yù)約，電話確認(rèn)對(duì)方是否同意接待。
3.信息轉(zhuǎn)達(dá)
3.1 如果是本單位的來(lái)電來(lái)訪信息，最遲當(dāng)天結(jié)束工作前傳達(dá)給相應(yīng)負(fù)責(zé)人。
3.2 如果是入駐公司或是合作公司的來(lái)電來(lái)訪需及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給相應(yīng)公司的負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)對(duì)方已經(jīng)接收到信息，并且做好相關(guān)記錄；如果因?qū)Ψ皆蛭茨芗皶r(shí)傳達(dá)信息，應(yīng)在不同時(shí)間聯(lián)系對(duì)方至少3次。
4.文件收發(fā)
4.1 收到本公司的信件、傳真、法律文書(shū)等文件需及時(shí)轉(zhuǎn)交給收件人。
4.2收到合作公司的信件、傳真、法律文書(shū)等文件時(shí)，先電話通知對(duì)方，等待對(duì)方上門(mén)取件；通過(guò)不同方式聯(lián)系對(duì)方時(shí)，應(yīng)當(dāng)確認(rèn)對(duì)方已經(jīng)收到信息。
4.3 發(fā)送上述相關(guān)文件時(shí)應(yīng)當(dāng)同步做好信息登記工作；信件傳真發(fā)送后應(yīng)該電話通知收件人。
5.其他
5.1主動(dòng)溝通和協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的關(guān)系，對(duì)職權(quán)范圍外的工作及時(shí)匯報(bào)。
5.2管理好前臺(tái)的設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備使用不正常時(shí)，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員匯報(bào)，并及時(shí)處理。
5.3維護(hù)好前臺(tái)的衛(wèi)生。文件資料要分類(lèi)整理，保持接待區(qū)域內(nèi)的衛(wèi)生。
6.儀容規(guī)范
面帶笑容，保持開(kāi)朗心態(tài)，有利于營(yíng)造和諧、融洽的工作氣氛；保持身體清潔衛(wèi)生，這不僅是健康的需要，更是文明的表現(xiàn)，有利于與人交往；頭發(fā)梳理整齊、面部保持清潔；保持唇部潤(rùn)澤，口氣清新；手部干凈，指甲修剪整齊；可以使用清新、淡雅的香水。
7.行為規(guī)范
7.1舉止文明大方，注意坐姿、站姿。
7.2禁止打鬧嬉戲，嚴(yán)禁上班時(shí)間大聲喧嘩。
7.3注意文明辦公，禁止上網(wǎng)聊天。
7.4嚴(yán)格遵守《員工守則》。
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